Papier und Excel bremsen Abläufe: Warum Digitalisierung vor KI beginnt

55,2 % der Antwortenden am Praxisanlass von Digital Hotels Ostschweiz vom 11. August 2026 nannten Papier- oder Excel-Lösungen als einen belastenden Faktor im Betriebsalltag. Bevor ein Hotel über KI-Automatisierung nachdenkt, lohnt sich deshalb oft ein einfacherer Schritt: klären, wo Informationen heute mehrfach erfasst, gesucht oder manuell weitergegeben werden.

Weniger Aufwand durch einfachere Prozesse

Reservationsanfragen per E-Mail, Gästedaten im Buchungssystem und zusätzliche Informationen in Excel-Listen: In vielen Hotelbetrieben werden Daten mehrfach erfasst und manuell weitergegeben. Das kostet Zeit und erschwert die Zusammenarbeit.

Dabei braucht es nicht immer künstliche Intelligenz. Oft schaffen bereits klar definierte Prozesse und eine zentrale Datenverwaltung einen grossen Mehrwert. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Doppelspurigkeiten und schafft mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung. Der praktische Nutzen zeigt sich schnell: weniger Suchen, weniger Übertragen, weniger Rückfragen und eine bessere Grundlage für spätere Automatisierung.

Drei Fragen für den eigenen Betrieb

• Wo werden Informationen mehrfach erfasst? Beispielsweise bei Reservationen, Gästewünschen oder internen Übergaben.
• Welche Datenquelle ist verbindlich? Klare Zuständigkeiten und eine zentrale Datenverwaltung erleichtern die Zusammenarbeit.
• Welche Abläufe lassen sich zuerst vereinfachen? Bereits kleine Anpassungen können den Arbeitsalltag spürbar entlasten.

So geht es weiter

Im entstehenden Digital Hotels Showroom & Lab in Arbon sollen Hotelbetriebe digitale Anwendungen anhand realer Arbeitsprozesse kennenlernen. Im Mittelpunkt stehen konkrete Herausforderungen, die Vermeidung von Medienbrüchen und der gezielte Einsatz von KI. So beginnt Digitalisierung nicht mit möglichst viel Technologie, sondern mit einer einfachen Frage: «Wo können wir einen Ablauf heute klarer und einfacher machen?»

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Digital Hotels Ostschweiz unterstützt Hotelbetriebe dabei, Digitalisierung praxisnah und gewinnbringend einzusetzen. Basis- und Goldmitglieder profitieren von einem monatlichen Praxisbrief, konkreten Hilfsmitteln und individuellen Einordnungen.

Weiterführende Informationen:
digitalhotels.ch